Data Imports

In plaats van je data één voor één handmatig in te geven, kun je die ook importeren. Om data te kunnen importeren, heb je de data nodig in CSV-formaat. Dit is een algemeen gebruikt bestandsformaat die je kunt exporteren vanuit bv. Excel. De data mag gescheiden worden door komma's of puntkomma's.

Klik rechtsboven op "New import" om een nieuwe import te starten. Selecteer het CSV-bestand op je harde schijf. Na de upload van het bestand, krijg je een formulier met volgende opties:

• Choose saved mapping: indien je vroeger een mapping hebt opgeslagen, kun je deze hier openen. Dit is handig als je meermaals hetzelfde soort bestand importeert. Zo moet je niet telkens dezelfde instellingen invullen.
• Mapping: in de kolommen moet je aangeven waar welke data thuishoort. Je ziet onderaan de kolommen de eerste lijnen van je importbestand. Kies per kolom het veld waar de data terecht moet komen. Kies (none) om de kolom niet te importeren.
• Kies je een meertalig veld, dan zul je de taal moeten selecteren waarin de data in die kolom in het bestand staat.
• Kies je een relatieveld, dan zul je het veld van de andere tabel moeten kiezen waarvan de data in het bestand staat. Importeer je bv. evenementen en staat de naam van de locatie in een bepaalde kolom in je bestand, dan kies je het veld "naam". Het systeem zal aan de hand van de naam de juiste locatie opzoeken en koppelen aan het geïmporteerde evenement.
• Wil je dubbele data vermijden voor bepaalde kolommen (bv. voor e-mailadressen), vink dan Check duplicates aan. Het systeem zal bij het importeren kijken of er al een ingave is met deze waarde voor die kolom. Indien wel, zal hij de ingave updaten of overslaan (zie verder).
• Column titles in first row: vink dit aan indien er kolomtitels in de eerste rij van je importbestand staan. Indien aangevinkt, zal de eerste rij niet geïmporteerd worden.
• Duplicates action: indien bij één of meerdere kolommen "check duplicates" aangevinkt staat, bepaalt deze optie wat er moet gebeuren indien hij een dubbel vindt in de tabel.
  • Update: alle dubbele kolommen blijven dezelfde, de rest van de waarden wordt aangepast naar de waarden in het importbestand.
  • Skip: sla de ingave over, wijzig dus niets aan de data in de tabel.
• Delete rows not in import: wanneer je full imports doet, kun je dit aanvinken om aan te geven dat alle data die na de import nog in de tabel zit maar niet in het importbestand zat, verwijderd moet worden. Enkel te gebruiken in combinatie met "check duplicates".
• Save mapping: wil je deze mapping opslaan om later te hergebruiken voor gelijkaardige imports, vul dan hier een naam in.

Na het invullen van het formulier heb je 2 mogelijkheden:

• Start import: de import wordt meteen gestart en uitgevoerd. De data in de tabel wordt dus gewijzigd.
• Test import: het importbestand wordt enkel geanalyseerd. De data in de tabel wordt niet gewijzigd. Je krijgt wel te zien wat er zou gebeuren moest je de import echt uitvoeren.

Het overzicht van imports toont in detail wat elke import heeft gedaan (of zou gedaan hebben in het geval van een testimport): hoeveel ingaves er aangemaakt, aangepast, verwijderd of overgeslagen zijn. Als het aantal groter is dan nul, kun je op het getal klikken om te zien over welke ingaves het gaat. Je kunt ook op de bestandsnaam klikken om het originele importbestand te downloaden.

Grote imports kunnen enige tijd in beslag nemen. In de tabel zie je op elk moment wat de status van de import is. Je kunt andere functies in het systeem gebruiken, of zelfs je browser sluiten tijdens een import. Deze zal gewoon verder lopen. Je kunt een lopende import stoppen door hem te selecteren en rechtsboven Cancel te kiezen.

Selecteer een import en klik rechtsboven op Rerun om een import opnieuw uit te voeren met dezelfde mapping. Je krijgt nog de keuze om met hetzelfde bestand te werken of om een nieuw bestand te uploaden. Dit is bv. handig als je eerst een testimport hebt uitgevoerd en daarna dezelfde import echt wil uitvoeren.